Ticketsystem für die Hausverwaltung:
was es wirklich können muss

Ratgeber für Verwaltungen

Warum ein Ticketsystem?

In vielen Verwaltungen kommen Schäden per Telefon, Mail und Zettel herein. Wer was zugesagt hat, wann der Handwerker kommt und wo die Offerte liegt, steht verstreut in Postfächern. Spätestens bei der Rechnung beginnt die Suche: War das nicht derselbe Kühlschrank wie letzten Monat?

Ein Ticketsystem löst das mit einer einfachen Regel: Jeder Schaden ist ein Ticket, und alles zum Schaden steht am Ticket.

Checkliste: was ein gutes Ticketsystem können muss

1. Melden ohne Hürde. Link oder QR-Code im Treppenhaus, ohne App-Zwang und ohne Konto.
2. Vollständige Meldungen. Kategorie, Raum, Fotos, Dringlichkeit und Erreichbarkeit kommen mit, Rückfragen werden selten.
3. Notfälle erkennen. Wasser, Strom, Heizung im Winter: Hier muss ein Betrieb sofort aufgeboten werden können.
4. Alle Gespräche am Ticket. Der Chat mit der Mieterin, der Verlauf mit dem Handwerker und die interne Notiz im Team, getrennt, aber am selben Fall.
5. Antworten per Mail landen am Ticket. Handwerker antworten auf die Mail, die PDF-Offerte erscheint im Verlauf.
6. Offerten und Rechnungen als Belege. Mit Kreditor, Betrag, Gerät und Bezug zur Offerte, damit die Rechnung nicht im Postfach gesucht werden muss.
7. Kosten und Kostenträger. Wer zahlt: Eigentümer, Mieter:in, Versicherung, STWEG-Gemeinschaft, auch aufgeteilt.
8. Auswertung nach Kreditor, Liegenschaft und Gerät. «Alle Rechnungen dieser Liegenschaft» oder «Kühlschrank bei Fust und bei Primefix» auf einen Blick.
9. Rollen und Liegenschaften. Wer darf was, und wer sieht welche Häuser.
10. Datenschutz in der Schweiz. Hosting in der Schweiz, Auftragsbearbeitungsvertrag nach revDSG.

Mail, Excel oder Ticketsystem?

	Mail & Telefon	Excel-Liste	Ticketsystem
Meldung vollständig	selten	von Hand	ja, geführt
Status für alle sichtbar	nein	wenn gepflegt	ja
Kommunikation am Fall	verstreut	nein	ja
Offerte und Rechnung zum Fall	im Postfach	Verweis	als Beleg am Ticket
Auswertung nach Kreditor	nein	mühsam	Filter

Wie Rently das umsetzt

Rently ist ein Ticketsystem für Schweizer Hausverwaltungen. Mieter:innen melden per App oder Link, die Verwaltung arbeitet im Browser. Am Ticket stehen Mieter-Chat, Handwerker-Verlauf und interner Team-Verlauf; Offerten aus Mail-Anhängen oder vom Telefon werden mit einem Klick zu Belegen, Rechnungen tragen ihren Kostenträger. Mehr dazu auf Rently auf einen Blick und im Vergleich.

Häufige Fragen

Was ist ein Ticketsystem für die Hausverwaltung?

Ein Ticketsystem macht aus jeder Schadenmeldung einen Fall mit Status, Zuständigkeit und Verlauf. Statt Mails, Anrufen und Notizen gibt es pro Schaden einen Ort, an dem Meldung, Fotos, Kommunikation, Termine, Offerten und Rechnungen zusammen stehen.

Brauchen Mieter:innen eine App?

Nicht zwingend. Gute Systeme bieten einen Melde-Link oder QR-Code, über den Mieter:innen im Browser melden. Bei Rently geht beides: App oder Link, ohne Konto.

Ersetzt ein Ticketsystem die Verwaltungssoftware (ERP)?

Nein. Buchhaltung, Mietzinsinkasso und Abrechnungen bleiben im ERP. Das Ticketsystem deckt den Teil ab, den ERPs meist schwach abbilden: Meldungen, Kommunikation mit Mieter:innen und Handwerkern, Termine und Belege pro Schaden. Stammdaten lassen sich per CSV übernehmen.

Was kostet ein Ticketsystem?

Bei Rently bis 3 Wohnungen dauerhaft gratis, danach ab CHF 25 pro Monat. Die Pakete unterscheiden sich nur in der Anzahl Wohnungen, Mieter:innen und Meldungen, nicht in den Funktionen.

Wo liegen die Daten?

Bei Rently im Rechenzentrum in Zürich, verschlüsselt übertragen und gespeichert.