Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)
Hinweis: Dieser Vertrag gilt zusätzlich zu den AGB und wird mit der Nutzung von Rently durch eine Liegenschaftsverwaltung Vertragsbestandteil. Eine unterzeichnete Fassung stellen wir auf Anfrage an support@rently-software.ch zur Verfügung.
1. Parteien und Gegenstand
Auftraggeberin („Verwaltung“) ist die Liegenschaftsverwaltung, die Rently nutzt und dort personenbezogene Daten Dritter bearbeitet.
Auftragsbearbeiter ist Timon Egli, Seenerstrasse 189, 8405 Winterthur, Schweiz („Anbieter“).
Der Anbieter bearbeitet personenbezogene Daten im Auftrag der Verwaltung, soweit dies zur Erbringung der in den AGB beschriebenen Leistungen erforderlich ist. Dieser Vertrag setzt Art. 9 DSG sowie, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO um.
Die Verwaltung bleibt Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts. Sie ist dafür verantwortlich, dass sie die Daten rechtmässig erhoben hat und die betroffenen Personen informiert sind.
2. Art, Zweck und Dauer der Bearbeitung
Zweck: Bereitstellung einer Software zur Verwaltung von Liegenschaften, Mietverhältnissen, Schadensmeldungen, Terminen, Dokumenten und zugehöriger Kommunikation.
Art der Bearbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Übermitteln (an vom Anbieter eingesetzte Unterbearbeiter und an von der Verwaltung bestimmte Empfänger), Löschen.
Dauer: Für die Dauer des Nutzungsverhältnisses, danach nach Ziff. 10.
3. Kategorien betroffener Personen und Daten
| Betroffene Personen | Datenkategorien |
|---|---|
| Mieter:innen (mit und ohne Konto) | Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Wohneinheit, Mietverhältnis inkl. Ein-/Auszug und Mietzins, Schadensmeldungen samt Fotos und Chatverlauf, Termine, persönliche Dokumente, Übergabeprotokolle, Notizen der Verwaltung |
| Handwerker:innen und Dienstleister | Name, Firma, Gewerk, E-Mail, Telefon, zugewiesene Aufträge, Verfügbarkeiten |
| Mitarbeitende der Verwaltung | Name, E-Mail, Rolle und Standortfreigaben |
| Hauswarte, Kontaktpersonen | Name, Kontaktdaten |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nicht Gegenstand des Auftrags. Die Verwaltung stellt sicher, dass sie solche Daten nicht in Freitextfelder oder Dokumente einstellt, soweit dafür keine eigene Rechtsgrundlage besteht.
4. Weisungsbindung
Der Anbieter bearbeitet die Daten ausschliesslich nach dokumentierter Weisung der Verwaltung. Als Weisung gelten insbesondere die Nutzung der Funktionen der Software sowie die in diesem Vertrag und den AGB getroffenen Vereinbarungen. Weitergehende Weisungen bedürfen der Textform.
Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er die Verwaltung unverzüglich und darf deren Ausführung aussetzen.
Ist der Anbieter gesetzlich zu einer Bearbeitung verpflichtet, informiert er die Verwaltung vor der Bearbeitung, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.
5. Vertraulichkeit
Der Anbieter verpflichtet alle zur Bearbeitung befugten Personen auf Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits einer gesetzlichen Geheimhaltungspflicht unterliegen. Die Verpflichtung besteht über das Ende der Tätigkeit hinaus fort.
6. Technische und organisatorische Massnahmen
Der Anbieter trifft die nach Art. 8 DSG in Verbindung mit Art. 1–6 DSV bzw. Art. 32 DSGVO erforderlichen Massnahmen. Der aktuelle Stand:
| Bereich | Massnahme |
|---|---|
| Vertraulichkeit | Zugriff auf Datenbank und Dateiablage ausschliesslich über serverseitig durchgesetzte Zugriffsregeln; jede Verwaltung sieht nur eigene Daten. Rollenmodell mit Lesezugriff, Standard, Administrator und Benutzerverwaltung, dazu Standortfreigaben pro Mitarbeitendem. |
| Verschlüsselung | Transport ausschliesslich über TLS. Speicherung verschlüsselt auf Plattformebene. SMTP-Zugangspasswörter zusätzlich mit separatem Schlüssel (Google Cloud KMS, Schlüsselstandort Zürich); im Klartext für keine Anwendung abrufbar. |
| Authentifizierung | E-Mail/Passwort, Google- oder Apple-Login über Firebase Authentication. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Sicherheitskritische Vorgänge verlangen eine erneute Anmeldung. |
| Integrität | Schreibzugriffe prüfen Alt- und Neustand, damit Zuordnungsfelder nicht manipuliert werden können. Verknüpfungen zwischen Konto und Verwaltung werden ausschliesslich serverseitig nach Codeprüfung gesetzt. |
| Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit | Tägliche Sicherung mit 14 Tagen Aufbewahrung; zusätzlich Wiederherstellungspunkte der letzten 7 Tage (Point-in-Time Recovery). |
| Nachvollziehbarkeit | Datenexporte einer Verwaltung sind Administrator:innen vorbehalten und werden unveränderbar protokolliert (wer, wann, welches Format, wie viele Datensätze). Ereignisse zu Schadensmeldungen werden als nicht änderbare Historie geführt. |
| Datenminimierung | Nutzungsstatistiken enthalten keine Namen, Adressen oder Inhalte. Technische Hilfsdaten werden automatisch nach Frist gelöscht. |
| Trennung | Produktiv- und Demo-Daten sind getrennt; die Demo-Umgebung wird täglich zurückgesetzt und ist schreibgeschützt. |
Der Anbieter darf die Massnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
7. Unterbearbeiter
Die Verwaltung erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz folgender Unterbearbeiter:
| Unterbearbeiter | Leistung | Ort der Bearbeitung |
|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Hosting, Datenbank, Dateiablage, Serverlogik, Authentifizierung, Push, Absturzberichte, Nutzungsstatistik | Inhaltsdaten in der Schweiz (europe-west6, Zürich); Authentifizierung, Push und Statistik in den USA |
| Sinch Germany GmbH (Mailgun, EU-Region) | Empfang, Zwischenspeicherung und Bereitstellung eingehender E-Mails auf Schadensmeldungen | EU |
| RevenueCat, Inc. | Verwaltung von App-Store-Abonnements | USA |
Der Anbieter informiert die Verwaltung mindestens 30 Tage vor dem Einsatz eines neuen Unterbearbeiters oder dem Wechsel eines bestehenden. Die Verwaltung kann innert dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, darf sie das Nutzungsverhältnis mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Umstellung kündigen.
Der Anbieter verpflichtet Unterbearbeiter auf Pflichten, die den hier vereinbarten mindestens gleichwertig sind, und haftet für deren Verhalten wie für eigenes.
Eigenverantwortliche Empfänger
Die folgenden Empfänger bestimmen Zweck und Mittel ihrer Bearbeitung selbst. Sie handeln insoweit als eigene Verantwortliche und nicht als Unterbearbeiter des Anbieters; die Zusicherung gleichwertiger Verpflichtung im vorstehenden Absatz gilt für sie nicht.
| Empfänger | Eigenverantwortliche Tätigkeit | Ort der Bearbeitung |
|---|---|---|
| Sinch Germany GmbH (Mailgun) | Übermittlung von E-Mails über Telekommunikationsnetze, einschliesslich Spam- und Missbrauchsabwehr sowie Netzsicherheit. Betrifft nur den Transport der versandten Nachricht, nicht die in Rently gespeicherten Daten. | EU |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung der Abonnemente der Verwaltung, einschliesslich Betrugserkennung und eigener regulatorischer Pflichten | EU / USA |
Diese Empfänger erhalten keine Daten, welche die Verwaltung in Rently über Mieterinnen, Mieter oder Handwerksbetriebe erfasst. Ausgenommen ist der E-Mail-Transport, der den Inhalt der versandten Nachricht notwendigerweise umfasst.
8. Bekanntgabe ins Ausland
Die Inhaltsdaten liegen in der Schweiz. Für Bearbeitungen in den USA (Ziff. 7) stützt sich die Bekanntgabe auf die EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit den Garantien des jeweiligen Anbieters sowie auf Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG. Bearbeitungen im EWR stützen sich auf den dortigen angemessenen Schutz.
9. Unterstützung der Verwaltung
Der Anbieter unterstützt die Verwaltung im erforderlichen Umfang bei:
- Anfragen betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenherausgabe. Die Software bietet dafür einen vollständigen Datenexport (CSV, vCard, JSON) sowie Lösch- und Bearbeitungsfunktionen. Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Anbieter, leitet dieser die Anfrage unverzüglich an die Verwaltung weiter und beantwortet sie nicht selbst.
- der Meldung von Verletzungen der Datensicherheit sowie der Erstellung von Folgenabschätzungen.
- Nachweisen gegenüber Aufsichtsbehörden.
10. Verletzung der Datensicherheit
Der Anbieter meldet der Verwaltung jede ihm bekannt gewordene Verletzung der Datensicherheit, die den Auftrag betrifft, unverzüglich, spätestens innert 48 Stunden nach Kenntnis. Die Meldung enthält, soweit bekannt: Art der Verletzung, betroffene Datenkategorien und ungefähre Zahl betroffener Personen, wahrscheinliche Folgen sowie ergriffene und vorgeschlagene Massnahmen. Die Meldepflicht gegenüber Behörden und betroffenen Personen bleibt bei der Verwaltung.
11. Rückgabe und Löschung
Die Verwaltung kann ihre Daten jederzeit selbst über die Exportfunktion beziehen. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses löscht der Anbieter die Daten innert 90 Tagen, sofern die Verwaltung nicht vorher eine Herausgabe verlangt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Aus Sicherungskopien verschwinden gelöschte Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer der Sicherung (Ziff. 6), spätestens nach 14 Tagen.
12. Nachweise und Kontrolle
Der Anbieter weist die Einhaltung dieses Vertrags auf Anfrage nach, vorrangig durch Auskunft und durch Zertifikate der eingesetzten Unterbearbeiter (Google Cloud: ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2). Genügt das im Einzelfall nicht, ermöglicht der Anbieter eine Überprüfung nach angemessener Vorankündigung während der Geschäftszeiten, höchstens einmal jährlich und ohne Beeinträchtigung des Betriebs. Die Kosten trägt die Verwaltung, ausser die Prüfung deckt einen erheblichen Verstoss auf.
13. Änderungen dieses Vertrags
Der Anbieter kann diesen Vertrag anpassen, soweit dies aus rechtlichen, technischen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist, insbesondere bei einer Änderung der Rechtslage oder der aufsichtsbehördlichen Praxis, bei einer Anpassung der technischen und organisatorischen Massnahmen nach Ziff. 6 oder zur Berichtigung und Klarstellung. Der Schutz der betroffenen Personen darf dadurch nicht verringert und die Verwaltung nicht unangemessen benachteiligt werden.
Über Änderungen informiert der Anbieter die Verwaltung mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform, unter Angabe der neuen Version und der wesentlichen Änderungen. Widerspricht die Verwaltung nicht innerhalb dieser Frist oder nutzt sie Rently darüber hinaus weiter, gilt die neue Fassung als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht und diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin.
Widerspricht die Verwaltung, gilt die bisherige Fassung weiter; jede Partei kann das Nutzungsverhältnis in diesem Fall auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
Der Einsatz und der Wechsel von Unterbearbeitern richten sich abschliessend nach Ziff. 7 und nicht nach dieser Ziffer.
Jede Fassung trägt Datum und Versionsnummer. Massgebend ist die unter rently-software.ch/avv veröffentlichte Fassung; frühere Fassungen und eine unterzeichnete Ausfertigung stellt der Anbieter auf Anfrage zur Verfügung.
14. Haftung und Schlussbestimmungen
Die Haftung richtet sich nach den AGB, soweit zwingendes Datenschutzrecht nichts anderes vorschreibt.
Widersprechen sich AGB und dieser Vertrag, geht dieser Vertrag in datenschutzrechtlichen Fragen vor.
Es gilt schweizerisches Recht; Gerichtsstand ist Winterthur, soweit gesetzlich zulässig. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam.